SURAT RESMI

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi :

1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.Penggunaan ragam bahasa resmi

5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Jabatan tanda tangan,
11. Tembusan nama jelas

1.Kepala surat.

Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan, di antaranya:
a  Nama instansi
b. Lambang atau logo instansi
c. Alamat
d. Kode pos
e. Nomor telepon
f. Nomor faksimile atau e-mail

Contoh: 
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PERBUKUAN
JALAN GUNUNG SAHARI RAYA (EKS KOMPLEK SILIWANGI) JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3804248(5 saluran) Fax. (021) 3806229 Tromol Pos 3679

Hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan kepala surat adalah:
a. Hendaknya dihindari penggunaan singkatan, misalnya, kata  jalan menjadi Jl. atau Telepon jadi Tlp.

b. Kepala surat hendaknya disusun secara efisien. Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan alamat, tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan sesuatu yang mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor urut bangunan.

c. Penggunaan titik dua (:) sering juga dijumpai antara kata telepon dengan nomor yang mengikutinya. Misalnya Telepon: 5403518. Tanda tersebut juga tidak perlu digunakan.

2. Nomor Surat.

Penulisan nomor surat berguna untuk:
a. Memudahkan dalam pengarsipannya
b. Memudahkan dalam mencarinya kembali
c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:
a. Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf kapital
b. Kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya, menjadi no
c. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh penulisan surat yang benar:

Nomor : 001/SMU-1/2001
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)

3. Tanggal Surat.

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat.

Hal lain yang harus diperhatikan:
a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
b. Angka tahun tidak boleh disingkat
c. Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik

Contoh-contoh penulisan tanggal yang benar:
Ø 17 Agustus 2007
Ø 10 November 2007
Ø 22 Desember 2007
Ø 1 Januari 2007 (tidak memakai titik)

4. Lampiran.

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.
a. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
b. Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.
c. Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu saja.
d. Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu.
e. Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.

Contoh penulisan lampiran yang benar:
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar

5. Hal Surat.

Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisannya:
a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;
b. Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;
c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia

6. Alamat Surat. Alamat pada sampul surat terdiri atas:
a. kata Kepada Yth;
b. nama jabatan;
c.unit kerja; dan
d. alamat lengkap.
Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari.

           Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah:

a. Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.
b. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital
c. Penulisan alamat didahului kata Kepada
d. Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital.
e. Gelar akademik dan kepangkatan dicantumkan
f. Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satu.
g. Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h. Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.

           Contoh penulisan alamat luar:

           Kepada
      Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd
      Jalan Gegerarum Baru 20
      Bandung 40153

          Ketentuan penulisan pada kalimat surat bagian dalam:
a. Tidak didahului kata Kepada;
b. Menggunakan kata Yth;
c. Menggunakan nama jabatan;
d. Mencantumkan unit kerja;
e. Menggunakan alamat lengkap; dan
f. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

               Contoh penulisan yang benar: 
   Yth. Kepala Biro Organisasi
   Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional
   Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
   Jakarta 10270

7. Salam Pembuka.

Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b. Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi Surat.

Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.

Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…

9. Alinea Isi.

Untuk menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:
a. Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b. Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
c. Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
d. Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e. Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
f. Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
g. Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
h. Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
i. Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
j. Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.

Contoh alinea isi:
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk menghadiri rapat tersebut. Berhubung dengan hal tersebut, kami atas nama kepala dan karyawan, mengucapkan terima kasih.

10. Alinea Penutup.

Alinea penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
Contoh kalimat penutup:
– Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
– Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
– Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.

11. Salam penutup.

Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.

Contoh:
Hormat kami,…..

12. Pengiriman Surat.

Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.
Hal yang perlu diperhatikan:
a. Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.
b,. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.
c. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
d. Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya.
Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama.
– Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.
– Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.

Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Wali Kelas X

Ttd

Farhan Dani, S.Pd.

13. Tembusan Surat
Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan adalah:
a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.
b. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.
c. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu
d. Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan
e. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya
f. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan tembusan yang benar:
Tembusan:
– Kakanwil Departemen Agama Provinsi Jawa Barat
– Kepala Dinas Pendidikan Tanjung Pinang, Kepulauan Riau

Referensi :

http://indrasofwan.wordpress.com/2012/09/03/pengertian-dan-cara-menulis-surat-resmi/

http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html